“Barreras de comunicación en el trabajo empresarial”

La organización esta integrada por grupos de personas que trabajan en conjunto para lograr una meta en común. Para esto, es necesario una buena comunicación. Pero la comunicación organizacional, no es únicamente entre las personas que trabajan dentro de la misma, sino que incluye también a los públicos externos, que tiene gran incidencia en el funcionamiento de la empresa.

Sin embargo, hablar de comunicación puede ser más complicado de que lo que uno se imagina. El uso ineficiente de los instrumentos de la comunicación y una mala estrategia comunicativa genera problemas que afectan directamente la eficacia y eficiencia de la productividad dentro y fuera de la organización. Por lo mismo es necesario hacer un análisis de qué y cómo se esta comunicando la empresa hacia sus diferentes públicos, como responden éstos a la misma y que barreras comunicacionales se presentan en cada caso, que obstruyen, complican y limitan el flujo de información.

A lo largo de este trabajo, nos enfocaremos al análisis de la comunicación y las barreras de la comunicación dentro de la organización, ya que esto genera un desempeño lento y/o deficiente por parte de los empleados.

La comunicación, se da a través de un proceso entre un emisor y un receptor que dan por resultado la transferencia y comprensión de un significado.[1] Esta es sumamente importante para el desarrollo eficiente de metas dentro de la organización,  existen 4 métodos básicos de comunicación:

  1. Comunicación oral: es el principal medio para transmitir mensajes. Discursos, encuentros formales entre dos personas o discusiones en grupo y sistemas informales de rumores, son formas populares de comunicación oral. Las ventajas de la comunicación oral son la velocidad y la retroalimentación. La principal desventaja aflora en las organizaciones o dondequiera que el mensaje deba pasar a través de varias personas.

  1. Comunicación escrita: son memorandos, cartas, correo electrónico, transmisiones de fax, publicaciones de las organizaciones, noticias publicadas en los tableros de avisos y cualquier otro medio de transmitir por escrito palabras o símbolos. ¿Por qué elige un emisor la comunicación escrita? La respuesta es sencilla, porque es tangible y sobre todo verificable. [2] Sus ventajas son considerables ya que uno tiene más cuidado en escribir la palabra que en decirla, la comunicación escrita está más pensada, meditada y por lo tanto se puede decir que es más lógica. Las desventajas de esta comunicación es que consume más tiempo del que lo hace la comunicación oral. Además la comunicación escrita es mucho más estructurada y muy efectiva cuando es necesario dar un mensaje general, ya que con un cartel, carta, invitación, circular o correo se puede informar a muchas personas a la vez, sin la necesidad de estar hablando con cada una de ellas, lo que implicaría una pérdida de tiempo y esfuerzo innecesario por parte del gerente.

  1. Comunicación por computadora: en las organizaciones actuales la comunicación se ve fortalecida por el uso de herramientas tecnológicas que facilitan los procesos:

a.   Correo electrónico: transite y recibe por internet textos y documentos generados en una computadora. Los mensajes se escriben, corrigen y guardan rápidamente, con sólo hacer un click en un botón se manda a una o miles de personas alrededor de todo el mundo.

b.   Enlaces de intranets y extranets: las intranets son redes privadas de información que abarcan toda la organización y que parecen y funcionan como un sitio de internet, pero sólo los miembros a la organización tiene acceso.[3] Las extranets se usan para que las organizaciones tengan contacto con sus públicos externos.

c.    Videoconferencia (No es escrita): extensiones de los sistemas de intranet y extranet.

Uno de los problemas que se presentan en las empresas, es el excesivo uso del correo electrónico, que puede llegar a saturar el sistema con correros innecesarios. Es importante que los mensajes se encuentren bien estructurados con claridad y precisión para que no sea necesario estar mandando demasiados correos con aclaraciones de una sola instrucción. Por lo mismo, el manejo de un sistema de mensajería instantánea como Messenger y Blackberry Messenger, se han vuelto cada vez más populares dentro de las organizaciones, pues es un sistema rápido y eficiente de comunicación, que permite ahorrar tiempo, ya que no es necesario esperar a que receptor revise su correo para obtener una respuesta. Estas herramientas utilizadas correctamente pueden facilitar la comunicación, y mejorar el desempeño y la producción general dentro de la empresa pero por lo contrario un mal uso de estos medios de comunicación puede ocasionar serios problemas en la organización.

Por otro lado, la videoconferencia se ha convertido también en una herramienta cada vez más utilizada, principalmente por empresas trasnacionales, en donde gerentes en distintos lugares del mundo, intercambian información y llegan a acuerdos de manera más agilizada y a menor costo. Ya no es necesario perder tiempo en moverse de un país a otro para tener una junta, lo que implica una reducción importante de costos en boletos de avión y viáticos, gracias a estos métodos se pude llegar a una toma de decisiones mucho más eficaz.

  1. Comunicación no verbal: cada vez que una persona dice una palabra o transmite un mensaje oral, también está transmitiendo un mensaje no verbal. Esta comunicación abarca los movimientos del cuerpo, la entonación o énfasis que damos a las palabras, las expresiones del rostro y la distancia física entre emisor y receptor.[4] Los dos mensajes más importantes que comunica el lenguaje corporal son el grado en el que un individuo simpatiza con otro y se interesa en sus opiniones, y el segundo es el estatus relativo percibido entre emisor y receptor. Las expresiones faciales también comunican un significado. Un gesto gruñón dice algo distinto que una cara sonriente. Las expresiones del rostro, junto con las entonaciones, expresan arrogancia, agresividad, miedo, timidez y otras características que nunca se comunican a quien lea una transcripción de lo que se dijo.[5]

La comunicación oral es sumamente importante, y va de la mano de la comunicación no verbal, ya que cuando uno habla tiene expresiones, gestos movimientos que hablan por sí mismos, y es necesario que exista una coherencia entre las dos, ya que de otra manera el mensaje sería confuso.

Se dice que el cuerpo comunica el 80% de lo que queremos decir, mientras las palabras sólo aportan el 20%. Muchas personas no conocen el significado concreto de lo que una expresión, un gesto o un movimiento corporal puede decir, y además resulta muy difícil de racionalizar. Normalmente esta comunicación es percibida por el receptor y tiene gran influencia en sus emociones, por lo que es necesario que principalmente los gerentes, tengan mucho cuidado en su forma de expresión, esto es, porque con un solo gesto puede hacer que un empleado se sienta agredido, lo que tendrá consecuencias en si comportamiento y desempeño. De igual manera, las emociones y percepciones que tenga un empleado en un momento determinado pueden afectar en la manera en la que éste interprete la información.

Otras barreras de la comunicación son el lenguaje y la cultura de los empleados. A veces la escasez de vocabulario o el uso de modismos, pueden representar un obstáculo en cualquiera de las formas de comunicar. Para poder transmitir un mensaje es de manera clara, es necesario utilizar un lenguaje universal. La cultura a la un empleado pertenece influye directamente en su comportamiento y compresión de los mensajes. Lo que puede significar para ti una palabra o expresión, puede no significa lo mismo para otra persona, sobre todo sí existen empleados extranjeros, que aunque hablen una misma lengua, los modismos y significados cambian de una región a otra, al igual que las pautas de comportamiento.

Por otro lado, es necesario que la información sea lo más objetiva, clara, sencilla y concisa posible, para que ésta no se preste a manipulación o interpretaciones por parte de los empleados o gerentes, pues esto puede tener repercusiones en el resultado final o incluso que se de el incumplimiento o deficiencia en el cumplimiento de metas. Pues la información que no es utilizada correctamente o sí el mensaje es ambiguo, se presta a que el empleado tomé decisiones que afecten directamente en las tareas a realizar.

Esto nos deja claro que el estudio de la comunicación es importante dentro de una empresa, además de que los gerentes y empleados reciban capacitación para aprender a comunicarse adecuadamente, tomando en cuenta todos los factores que pueden influir en que la empresa no logre sus objetivos de manera adecuada por el mal manejo o transmisión deficiente de la información, que imposibilitan y obstruyen el trabajo de los empleados. Sí las instrucciones y los mensajes no son claros, el trabajo no podrá ser realizado como debería y no se optimizará el desempeño general de la organización, lo que en sí constituye una meta de gran importancia en toda empresa o institución.

La comunicación es una clave fundamental para el desarrollo de cualquier grupo social, llámese grupo social cualquier empresa u organización. La comunicación va de adentro hacia afuera, de afuera hacia adentro y dentro de la misma. La comunicación rodea a la organización todo el tiempo es por eso que siempre se debe tener un control sobre todos los procesos que se lleven acabo dentro de la organización. El control es difícil pero una vez que se alcanza se promete un buen futuro para la organización.

Se puede concluir que cualquier mensaje  es una forma de comunicación, hay que saber como enviarlo para que cuando sea decodificado se entienda tal y como se tenia la intención inicial.

Bibliografía

Robbins,Stehpehn.2004.ComportamientoOrganizacional.Pearson.EUA.

HELLRIEGEL, SLOCUM. 2009. Comportamiento Organizacional. 12va Edición.Cengage Learning. México.

http://www.monografias.com/trabajos12/adminst/adminst.shtml

http://www.mitecnologico.com/Main/ComportamientoOrganizacional

http://www.miespacio.org/cont/invest/comunica.htm

http://blogs.utpl.edu.ec/comunicacionorganizacional/



[1] Robbins,Stehpehn.2004.Comportamiento Organizacional.Pearson.EUA.pag285

[2] Robbins,Stehpehn.2004.Comportamiento Organizacional.Pearson.EUA.pag287

[3] Robbins,Stehpehn.2004.Comportamiento Organizacional.Pearson.EUA.pag293

[4] Robbins,Stehpehn.2004.Comportamiento Organizacional.Pearson.EUA.pag288

[5] Robbins,Stehpehn.2004.Comportamiento Organizacional.Pearson.EUA.pag288-289

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